Waar
en hoe werden en worden oorkonden bewaard?
De middeleeuwers waren zuinig op hun oorkonden, omdat ze letterlijk
erg waardevol waren. Ze werden zorgvuldig bewaard in een grote kist of kast
(logisch zou je zeggen, maar bedenk wel dat er in kerken, kloosters en kastelen
maar heel weinig meubels stonden).
Toen de productie van oorkonden in de twaalfde-dertiende eeuw alsmaar toenam,
kwamen er steeds meer edelen, bisschoppen, kloosters en steden die er een speciaal
kantoor voor inrichtten. Daar werden geleerde mensen aan het werk gezet om alle
administratie van het hof, de kerk of het klooster bij te houden, nieuwe oorkonden
te schrijven en de oude oorkonden goed te bewaren (bijvoorbeeld in een cartularium
waarin de oorkonden overgeschreven werden, zoals het prachtig versierde cartularium
van de abdij van Tongerlo op de foto hiernaast).
Maar hoe goed men ook zijn best deed om het archief op orde
te houden, in de loop van de eeuwen is het grootste deel van de middeleeuwse
oorkonden en boeken verdwenen. Zo'n verloren gegane oorkonde waarvan we weten
dat hij bestaan heeft, maar de precieze tekst niet meer kennen, noemen we een
'deperditum'.
Een van de redenen waarom oorkonden en boeken verloren raakten, waren grote
branden die hele steden, kastelen en kloosters in de as legden. Maar vaak ook
zagen de beheerders van de kanselarijen het belang van al die oude documenten
niet meer in. Ze konden de teksten niet meer lezen of de afspraken van honderden
jaren eerder waren allang door nieuwe vervangen. 
Net
zoals de verroeste harnassen en zwaarden van de ridders werden weggegooid of
omgesmolten zodra ze niets meer waard waren, werden ook veel oorkonden opgeruimd.
Soms werden ze gewoon weggegooid, maar vaker nog werden ze gerecycled. Het oude
perkament was nog steeds stevig genoeg om de omslagen van nieuwe boeken mee
te verstevigen of ze werden versnipperd en in kookpotten gedaan om er lijm van
te koken.
Soms vinden onderzoekers bij toeval oude teksten of andere interessante middeleeuwse
schatten terug, zoals de tekstrol
in Mechelen en de schat
op de zolder van de Munsterkerk in Roermond.
Op de foto links zie je een zeventiende-eeuws boek waarvan het leren omslag
van de kartonnen versteviging is losgeraakt (en op de foto opengeklapt). Om
het leer te beschermen tegen de touwtjes waarmee de boekband bij elkaar gehouden
wordt, zijn kleine perkamenten snippers van een middeleeuwse oorkonde aangebracht.
Archieven
De wetenschap ziet tegenwoordig de waarde van oude
boeken en documenten wel in. Die geven ons de kans om ons verleden te begrijpen
en daarmee indirect ook het heden; de wereld zoals die er vandaag uitziet, is
immers gevormd in het verleden.
De middeleeuwse oorkonden zijn erg kwetsbaar. Vocht, licht, temperatuur, schimmels
en papiervisjes (een klein insectachtig beestje dat dol is op papier en perkament)
kunnen onherstelbare schade aanrichten. Daarom worden ze bewaard in archieven
die met moderne technieken voor de best mogelijke bescherming zorgen. Dikke
muren en stevige fundamenten moeten de gebouwen behoeden tegen aardbevingen,
branden en andere natuurrampen. Van binnen zijn de archieven ingericht met brandwerende
deuren, een geavanceerde klimaatbeheersing en alarmsystemen. De oude documenten
worden bewaard in zuurvrije omslagen en dozen, in kasten die bij elkaar opgeteld
vaak vele kilometers archiefstukken herbergen.
Alle
archiefstukken die van buitenaf het gebouw in komen, worden eerst in een quarantaineruimte
gezet. Mocht blijken dat er bijvoorbeeld schimmel in de stukken zit, dan wordt
dat daar ontdekt. De documenten worden dan eerst behandeld voordat ze definitief
in de depots worden opgeslagen. Al deze maatregelen zorgen ervoor dat de archiefstukken
in topconditie blijven.
Verder doen archieven hun best om hun schatten zoveel mogelijk te digitaliseren.
Dat maakt het niet alleen makkelijker voor de onderzoekers om de informatie
die ze zoeken te vinden, maar het voorkomt ook dat de oude oorkonden en boeken
beschadigd raken. Alles wat gedigitaliseerd is, hoef je immers niet meer voor
elk onderzoek uit de kast te halen, met alle risico's van dien.
De foto hiernaast is gemaakt in het Regionaal Historisch Centrum
in Eindhoven. Links zie je een kast met liggend de bruine zuurvrije archiefdozen
waarin de oorkonden en andere archiefstukken bewaard worden. De stellingkasten
staan tegen elkaar en kunnen met de zwarte stuurwielen makkelijk verplaatst
worden. Op die manier kun je 60% meer kasten in de ruimte kwijt.
Het archief is in kleine, vuurdichte ruimtes verdeeld, zodat als er per ongeluk
brand uitbreekt die maar een klein deel kan aantasten. Tussen de ruimtes zijn
dubbelwandige stalen deuren van 15 cm dik geplaatst. Overdag staan de tussendeuren
open, maar zodra het gebouw sluit, gaan ze dicht. En als er brand uitbreekt,
gaan ze ook automatisch dicht. Je moet dan maken dat je weg komt!
De vloeren zijn 30 cm dik en kunnen 1000 kg per vierkante cm dragen.
De rode brandblusser bevat koolzuursneeuw. Als je daarmee blust, kun je de oude
documenten nog redelijk goed restaureren.
Onder het blusapparaat zie je een wit doosje. Dat is een insectenval. Die worden
geregeld gecontroleerd of er geen beestjes in zitten, zodat er direct actie
ondernomen kan worden om het hele archief insectenvrij te maken. Gelukkig hoeft
dat zelden of nooit te gebeuren, maar je kunt er maar beter op voorbereid zijn!